Si no me pagan las nóminas, ¿estoy en la cuerda floja?
En David Coffin PLLC entendemos las muchas y complejas preocupaciones de los empresarios. Usted se enfrenta a numerosos desafíos con respecto a los impuestos, en particular los propietarios únicos o copropietarios de pequeñas empresas. Una de las principales preguntas que puede tener es si usted puede enfrentar la responsabilidad personal si los impuestos sobre la nómina de su empresa no se presentan a tiempo.
Cualquier empresa con empleados es responsable de pagar los impuestos sobre las nóminas de sus empleados W-2. Los impuestos sobre las nóminas deben pagarse con regularidad y, en tiempos difíciles, muchas empresas en dificultades se retrasan en el pago de los impuestos sobre las nóminas al IRS. Si usted es propietario, directivo, gerente o empleado de esa empresa, ¿puede ser considerado responsable de que la empresa no pague sus impuestos sobre las nóminas?
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La respuesta corta es: puede que sí.
Impuestos sobre la nómina en general
En términos generales, los impuestos sobre las nóminas que paga una empresa constan de tres componentes:
- Seguridad Social
- Impuesto de Medicare
- Retenciones a cuenta del impuesto sobre la renta de los trabajadores
Estos impuestos se dividen en dos grupos:
- Parte patronal
- Seguridad Social
- Medicare
- Parte correspondiente al trabajador
- Seguridad Social
- Medicare
- Retenciones del impuesto sobre la renta
El IRS llama a la parte del empleado los impuestos del "fondo fiduciario" porque se supone que la empresa mantiene estos impuestos en fideicomiso para los empleados, que deben ser pagados al IRS.
Normalmente, los impuestos sobre las nóminas deben pagarse (o ingresarse) con bastante regularidad, a veces después de cada nómina. Obviamente, a Hacienda no le hace mucha gracia que una empresa no pague sus impuestos sobre las nóminas. El problema radica en que muchas empresas que tienen problemas de liquidez recurren a Hacienda como primer acreedor. A menudo, resulta casi tentador esperar para pagar a Hacienda. Esto se debe a que es demasiado fácil pagar a los acreedores que se quejan.
Por otro lado, nuestro sistema de pago y depósito de impuestos sobre las nóminas es en gran medida voluntario, y no hay ningún agente del IRS que presione a una empresa para que pague sus impuestos si deja de hacer uno, dos, tres o incluso cuatro o cinco depósitos. A veces, una empresa no tiene noticias del IRS hasta varios meses después de no haber depositado los impuestos. Para entonces, los impuestos impagados de las nóminas se habrán acumulado hasta alcanzar grandes saldos y la empresa habrá gastado los impuestos que debía depositar.
Entonces, cuando Hacienda le llame, ¿podrá cobrarle?
La responsabilidad personal depende de la estructura de la empresa
- Sole Proprietor - Owners Liable For 100% Of Payroll Taxes
Los negocios que operan como propietario único, es decir, los negocios "Schedule C", son aquellos que no son operados por corporaciones, LLCs o cualquier otra entidad con responsabilidad limitada. Este tipo de empresas tienen un propietario (o dos si son marido y mujer) y declaran sus ingresos y gastos empresariales en sus declaraciones individuales de la renta (formulario 1040). En lo que respecta a los impuestos sobre las nóminas, los directores o propietarios de este tipo de empresas son responsables de la totalidad de los impuestos sobre las nóminas impagados de su empresa.
- General Partnerships - Todos los socios son responsables de las nóminas impagadas
Las sociedades colectivas están formadas por dos o más socios, pero no están constituidas como sociedad anónima ni como sociedad de responsabilidad limitada. Según la legislación estatal sobre sociedades colectivas, todos los socios son responsables de las deudas de la sociedad. Esto incluye los impuestos sobre las nóminas. Por lo tanto, si usted es socio de una sociedad colectiva que adeuda impuestos, también es responsable personalmente de la totalidad de los impuestos impagados de la sociedad.
- Sociedades Anónimas, Sociedades en Comandita y Sociedades Limitadas - Las "personas responsables" que intencionadamente no pagan los impuestos sobre la nómina son responsables de la parte del fondo fiduciario.
Las sociedades anónimas, las sociedades en comandita simple y las sociedades de responsabilidad limitada se crean por ley estatal y suelen tener directivos o gerentes que dirigen las operaciones de la empresa. La gerencia de estas pequeñas empresas suele estar formada por una persona encargada tanto de las operaciones como de las finanzas de la empresa, o una persona encargada de las operaciones y otra de las finanzas.
Responsables
Por lo que respecta a los impuestos sobre nóminas impagados, la ley federal establece que el IRS puede perseguir el cobro contra las "personas responsables" de la empresa por la parte del fondo fiduciario de los impuestos sobre nóminas.
Hacienda tiene en cuenta varios factores para determinar si un individuo es una persona responsable. En términos generales, se puede considerar que los individuos de la empresa son "personas responsables" si tienen autoridad para tomar decisiones financieras de la empresa o para pagar a los acreedores. El IRS tiene en cuenta varios criterios a la hora de examinar las funciones de un individuo para determinar si es una persona responsable. El IRS considera si los deberes de trabajo del individuo incluyen:
- Determinar la política financiera de la empresa
- Ordenar o autorizar el pago de facturas/acreedores
- Preparar, revisar, firmar o autorizar las declaraciones de impuestos sobre transmisiones y nóminas.
- Tener conocimiento de que no se han pagado los impuestos retenidos
- Autorización de nóminas
- Autorizar o realizar depósitos de impuestos federales
- Autorizar la asignación de cualquier EFTPS o PIN/contraseña de banca electrónica
A partir de estos factores, los funcionarios de Hacienda, que investigan estos asuntos para el IRS, determinan si considerar a un individuo como "persona responsable".
A menudo, el funcionario de Hacienda consultará los registros bancarios de la empresa para determinar quién estaba autorizado a firmar cheques y quién los firmó efectivamente durante el periodo en que no se pagaron los impuestos sobre las nóminas.
Incluso los empleados de bajo nivel con autoridad para firmar cheques a veces no pasan el escrutinio del IRS y, si tienen varias de las funciones anteriores, son considerados "personas responsables" que pueden ser responsables de la parte del fondo fiduciario impagada de los impuestos sobre la nómina.
¿Qué es la voluntariedad?
Una vez que un individuo es considerado persona responsable, el funcionario de hacienda determina si esa persona incumplió voluntariamente el pago del impuesto sobre la nómina. Generalmente, el funcionario de hacienda busca la respuesta a la pregunta Durante el tiempo en que se incrementaron los impuestos morosos, o en cualquier momento posterior, ¿se pagaron otras obligaciones financieras de la empresa?
Si la respuesta a la pregunta anterior es afirmativa, entonces cualquier persona responsable que tuviera conocimiento de dicho pago se considerará dolosa.
Es habitual que el funcionario de Hacienda descubra que los directivos de alto nivel, que tienen capacidad para tomar decisiones financieras empresariales, son personas responsables que voluntariamente no pagaron los impuestos sobre las nóminas al gobierno.
A veces, los empleados de niveles inferiores también quedan atrapados en el proceso de determinación. Supongamos, por ejemplo, que un empleado de cuentas por pagar tiene autoridad para firmar cheques y sabe que no se han pagado los impuestos sobre las nóminas de una empresa. Si el empleado firma cualquier cheque para el pago de otros acreedores, después de enterarse de que los impuestos sobre la nómina se debían, es posible que el IRS determine que el empleado es una persona responsable que deliberadamente no pagó los impuestos sobre la nómina al gobierno.
Mientras que la empresa sigue siendo responsable del 100% de los impuestos impagados más sanciones e intereses, la persona responsable puede ser considerada responsable de la parte del fondo fiduciario de los impuestos sobre la nómina.
Conclusión
Debido a que los impuestos sobre las nóminas a menudo representan dinero retenido de los cheques de los empleados para ser mantenidos en fideicomiso y pagados al gobierno, el IRS pone una prima en la recaudación de estos impuestos. Más arriba he descrito cómo ve el IRS la recaudación de los impuestos sobre las nóminas. Con respecto a la recaudación de impuestos de fondos fiduciarios, tenga en cuenta que la determinación de un funcionario de ingresos no siempre es correcta. Una vez que se determina que un individuo es responsable del impuesto de fondo fiduciario, el individuo tiene la oportunidad de impugnar esa determinación. Si su empresa ha recibido la visita de un funcionario de Hacienda que está investigando el impago de impuestos sobre nóminas, tenga la seguridad de que parte de la función del funcionario de Hacienda es encontrar tantas "personas responsables" como sea posible para garantizar que el gobierno tenga muchas fuentes de las que recaudar los impuestos del fondo fiduciario.
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Los abogados de David Coffin PLLC manejan la recaudación de impuestos sobre la nómina y tienen una cantidad significativa de experiencia ayudando a las personas a evitar la designación de "persona responsable" o minimizar su exposición si la designación es apropiada. Póngase en contacto con nosotros para recibir asesoramiento experimentado sobre impuestos y responsabilidad. Llámenos al 817-251-7049 o envíenos un correo electrónico para programar su consulta inicial.
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